La salle de visioconférence de Lannion Trégor Communauté : un outil de communication au service de l’accessibilité du territoire et du développement durable
Alors que Mégalis annonce la création d’un groupe d’utilisateurs de la visioconférence (voir détails au bas de cette page), Corinne COTTEL, RSI (Responsable Service Informatique), nous présente la solution de visioconférence choisie par Lannion Trégor Communauté : les avantages du service, sa fréquentation, ses utilisateurs et leurs usages.
La salle de visioconférence de la Communauté d’agglomération, mise en place en 2012, est équipée d’un système HD et peut accueillir jusqu’à 15 personnes ; elle est située dans un bâtiment attenant aux locaux principaux de l’Agglomération.
Lannion Trégor Communauté est équipé d'un équipement et d’une salle de visioconférence. Quels sont les avantages que vous en tirez ?
La visioconférence apporte à notre collectivité une offre de service complémentaire et utile pour la population du territoire.
Les réunions réalisées à distance permettent d’associer des interlocuteurs au-delà du territoire régional : la visioconférence est un nouvel outil de communication au service des élus et des agents que la collectivité met à disposition de l’ensemble des acteurs du territoire (Pays Trégor-Goëlo, entreprises, associations, FabLab, particuliers). Le service s’inscrit dans une démarche d’accessibilité au territoire et favorise le développement durable : la visioconférence permet de réduire l’usage des véhicules pour de longues distances, de faire des économies de frais de déplacements et de gagner du temps.
Pouvez-vous nous décrire les usages qui en sont faits ? Quelles sont les statistiques d'utilisation ?
La solution en place est actuellement utilisée pour différents usages et divers utilisateurs. Dans la majorité des cas, la visioconférence est utilisée pour l’organisation de réunions de travail mais d’autres usages ont été constatés tels que : des rendez-vous d’entreprises pour présenter leurs produits à des clients potentiels, des formations organisées par les entreprises pour leurs clients, des entretiens de recrutement. Par ailleurs, la visioconférence permet des échanges entre les stagiaires et leurs maîtres de stage alors que l’établissement scolaire est situé hors de Bretagne.
De mars 2013 à mars 2014, nos statistiques sur l’utilisation de la visioconférence montrent que près de 50% des utilisateurs sont issus du secteur public, 26,5% appartiennent au secteur associatif et 20% au secteur privé. Les autres utilisateurs sont le Pays du Trégor-Goëlo, les FabLab et les particuliers.
Quant au nombre de visioconférences mensuelles, on constate une nette progression en 2014 par rapport à 2013 : sur les trois premiers mois de 2014 on comptabilise 27 visioconférences contre 10 sur la même période en 2013.
Sur toute l’année 2013, 66 visioconférences ont été réalisées, soit une moyenne de 5 visios par mois.
Quelle est l’organisation interne que vous avez mise en place pour gérer la salle de visioconférence, réaliser les visioconférences ?
Une personne référente est chargée de la réservation de la salle, de répondre aux demandes, de collecter des informations pour les formulaires (cliquez ici pour le voir) et d’envoyer ceux-ci à la société Novasight. De plus, ce responsable assure le suivi des réservations demandées et la récupération si nécessaire des informations de connexion.
Le jour J, cette personne référente accueille l’utilisateur et le guide dans sa première utilisation de l’équipement en lui délivrant toutes les explications nécessaires. Elle peut aussi l’aider à mettre en route le système et reste à proximité en cas de nécessité. L’utilisateur dispose d'un document explicatif sur l'utilisation du système et des numéros de téléphone à appeler en cas de problème.
Pour toute démarche de demande de renseignements et réservations, nous avons mis en place une adresse mail ([email protected]) redirigée vers différents interlocuteurs. Un flyer (cliquez sur l'image ci-dessus) a également été diffusé au plus grand nombre.
Si vous aviez des conseils à donner aux collectivités qui souhaitent s'équiper, quels seraient-ils ?
Notre salle est accessible à la fois depuis notre bâtiment et depuis l'extérieur. Si une visioconférence se termine en dehors des horaires d'ouverture au public, l'accès à notre bâtiment est fermé, et la clé est alors déposée dans une boîte aux lettres.
Au vu de notre expérience, nous donnerions les conseils suivants : bien choisir l'implantation géographique de la salle de visioconférence en fonction des horaires de fermeture des bureaux de la collectivité. Pouvoir mettre facilement à disposition des utilisateurs les clés et le matériel. Réfléchir à la nécessité ou non de se rendre sur place ou d'avoir une personne sur place.
Enfin, la question du mode de réservation de la salle est également importante, qu’il s’agisse de la disponibilité de la salle ou de l’envoi des formulaires de réservation au service de conciergerie. En résumé, il est important de prendre les bonnes options lors de la mise en œuvre d’un projet de salle de visioconférence.
Mégalis crée un groupe utilisateurs de la visioconférence : rejoignez-le !
Dans le but de fédérer les collectivités utilisatrices de visioconférence en Bretagne et de favoriser les bonnes pratiques, la constitution d'un groupe utilisateurs de la visioconférence a été initiée sous l'impulsion de premières collectivités très impliquées dans la démarche.
Si vous souhaitez rejoindre ce groupe d'utilisateurs, nous vous invitons à prendre directement contact avec Mathilde Maglia, chargée de formations à Mégalis Bretagne : [email protected]
